Hackathon: o que é, como organizar na PME e o que fazer depois do evento

Hackathon é um evento com prazo definido em que equipes pequenas trabalham juntas para concluir um projeto de interesse, na descrição de Pe-Than e colegas (2019). No formato interno, a empresa reserva um dia para que o próprio time resolva um problema do negócio. Na leitura da CGLC, o que decide se o evento valeu a pena não é o dia do hackathon, e sim a segunda-feira seguinte.

Este guia explica o que a pesquisa diz sobre o formato, como organizar um hackathon interno numa PME sem estrutura de inovação e o que fazer depois do evento, que é, na leitura da CGLC, onde os projetos costumam se perder.

Na nossa leitura: o risco típico de um hackathon interno é ser tratado como evento de cultura, com camiseta, pizza e votação. O problema aparece na terça-feira. As ideias podem até ser boas, mas ninguém sabe quem decide, quantas horas há para tocá-las e o que será testado primeiro.

O que é hackathon

Hackathon é um evento com prazo definido, em que equipes pequenas trabalham para concluir um projeto de interesse. Nolte e colegas (2020) o incluem entre os eventos com limite de tempo, ao lado dos codefests, e registram que esses eventos atraem milhares de participantes em centenas de edições por ano. O estudo deles analisa projetos ligados a repositórios de código, mas a ideia central é o prazo curto com um resultado tangível no fim.

Heller e colegas (2023) distinguem dois desenhos. O hackathon orientado a tecnologia atrai sobretudo desenvolvedores de software. O orientado a problemas mira questões mais amplas, de negócio ou sociais.

Ressalva de escopo: nenhum destes estudos trata de PME. Pe-Than e colegas estudaram, entre outros contextos, uma grande corporação. Nolte e colegas analisaram projetos de eventos em diversos domínios, publicados numa plataforma de hackathons e ligados a repositórios do GitHub. Heller e colegas fizeram uma revisão de literatura que não é específica de PMEs.

Leitura da CGLC: para a PME, o formato que interessa é o orientado a problemas. Um gargalo na expedição, o retrabalho no orçamento, a demora no primeiro atendimento: qualquer problema real cabe, e o protótipo pode ser uma planilha, um fluxo desenhado ou uma maquete de papelão. Se o objetivo é só gerar ideias, o brainstorming resolve numa reunião. Se é estruturar o ciclo completo de descoberta, o design thinking é o método. O hackathon comprime as duas coisas num dia e acrescenta uma exigência: sair com algo testável.

Para que serve um hackathon interno

Pe-Than e colegas (2019) organizam as finalidades de um hackathon corporativo em dois grupos de metas, as da organização e as dos participantes. A lista abaixo segue a que os autores apresentam.

Metas da organização	Metas pessoais dos participantes
Ampliar as redes internas e reduzir silos entre departamentos	Ter liberdade criativa fora das restrições do dia a dia
Estimular mudança cultural em direção à criatividade e à inovação	Adquirir competências técnicas e de liderança
Desenvolver competências da equipe em novos papéis	Ganhar reconhecimento e prêmios
Melhorar a imagem da empresa como empregadora	Ampliar a rede profissional e a visibilidade na carreira

Heller e colegas (2023) resumem o uso organizacional em duas vias: direta, quando o evento produz ideias ou protótipos de novos produtos, e indireta, quando aumenta a motivação dos funcionários para inovar.

Na nossa prática: a PME faz bem em escolher uma meta principal e declará-la na abertura. Um hackathon para reduzir o retrabalho na expedição é direto e mede-se em teste. Um hackathon para aproximar comercial e operação é indireto e mede-se em conversa que passou a existir. Quando o dono mistura as duas metas, a decisão do fim do dia fica sem critério.

O que acontece com os projetos depois do evento

A pergunta que resta depois do evento é o que acontece com os projetos. Nolte e colegas (2020) analisaram 73 hackathons, com 1.912 participantes e 592 projetos, cruzando dados de uma plataforma de eventos com a atividade nos repositórios de código. O critério de continuidade foi ter registros de atividade depois do evento.

Momento	Projetos com atividade registrada, segundo os autores
Ao menos um registro depois do evento	35,30%
Percentual relatado para o sexto dia depois do evento	17,06%
Percentual relatado para cinco meses depois do evento	3,55%

Os autores também relatam que continuidade de curto prazo e de longo prazo são fenômenos diferentes. No curto prazo, a continuidade se associou a preparação técnica, ao número de tecnologias usadas e a vencer o evento. No longo prazo, ela se associou à diversidade de habilidades na equipe, à capacidade técnica em relação às tecnologias e à intenção de ampliar o alcance do projeto.

Um dado chama atenção: a atividade intensa no curto prazo se associou a menor probabilidade de continuidade no longo prazo. São associações estatísticas em projetos com repositório de código, e o estudo não testou nenhuma intervenção. Por isso, não permite concluir que mudar um fator altere o resultado.

Leitura da CGLC: a PME não tem repositório, mas o padrão se traduz. A energia do evento não carrega o projeto sozinha, e o que parece sustentá-lo é um time misto e alguém com intenção de levá-lo adiante. É uma leitura nossa, e não um resultado do estudo. Essa leitura também é um argumento contra a maratona: um dia útil, com hora de terminar, deixa o time em condição de trabalhar na semana seguinte.

Como organizar um hackathon interno na PME

Na nossa prática: tratamos o hackathon como um processo curto, e todo processo pede entrada, saída e dono. Heller e colegas (2023) organizam o evento em fases, antes, durante e depois, e é essa a espinha que usamos. A adaptação para a PME é da CGLC.

1. 1. Antes

   O dono escolhe uma meta, um problema real, o dia e as horas liberadas. Nomeia quem decide no fim e monta equipes mistas

2. 2. Durante

   As equipes geram ideias, escolhem uma e constroem um protótipo simples. No fim, cada uma demonstra o resultado em poucos minutos

3. 3. Depois

   Cada projeto recebe um destino, um responsável, um prazo e horas reservadas. Sem isso, o evento termina no dia em que acontece

Pe-Than e colegas (2019) descrevem dilemas de desenho que o organizador enfrenta. A tabela abaixo cruza cada dilema com a escolha que a CGLC faz para uma PME.

Decisão de desenho	O dilema descrito por Pe-Than e colegas (2019)	Escolha da CGLC para a PME
Colaboração ou competição	Formatos colaborativos favorecem a interação entre participantes. Os competitivos incentivam o esforço, mas reduzem o contato entre equipes	Colaborativo, com reconhecimento simbólico ao final
Diversidade de habilidades	Alta diversidade favorece ideias inovadoras. Baixa diversidade favorece o progresso técnico	Equipes de três a cinco pessoas de áreas diferentes, com ao menos uma que saiba executar o protótipo
Escolha do projeto	Ideias próprias estimulam a inovação, mas exigem preparação. Ideias fornecidas pelos organizadores sustentam objetivos de aprendizado	O dono apresenta até três problemas reais, e cada equipe escolhe um
Formação das equipes	A autosseleção corre o risco de juntar quem é parecido. A designação por um moderador garante a mistura de habilidades	Um moderador monta as equipes antes do dia
Preparação	O trabalho prévio melhora a eficiência, mas reduz a troca espontânea entre equipes	Só o briefing do problema, sem desenvolver a solução antes

Roteiro de um hackathon de um dia

Na nossa prática: este é o roteiro que usamos como ponto de partida com PMEs, e ele deve ser ajustado ao problema e ao tamanho do time. Não vem de estudo nenhum: é a estrutura que a CGLC propõe.

Horário	Etapa	Entregável
08h30	Abertura: o dono apresenta os problemas, as horas liberadas e como decidirá no fim	Critério de decisão dito em voz alta
09h00	Equipes formadas, escolha do problema e geração de ideias	Lista de ideias da equipe
10h30	Escolha de uma ideia, com a pergunta “qual o menor teste possível na semana que vem?”	Ideia escolhida e teste mínimo descrito
11h00	Construção do protótipo (fluxo desenhado, planilha, maquete ou roteiro)	Protótipo que dê para mostrar
15h00	Demonstração de cinco minutos por equipe	Demonstração e perguntas do dono
16h00	Decisão do dono sobre o destino de cada projeto	Destino, responsável e prazo registrados

O que fazer na segunda-feira seguinte

Pe-Than e colegas (2019) afirmam que, para os protótipos terem impacto, organizadores e participantes precisam preparar as atividades de acompanhamento. Entre as que os autores descrevem estão dar visibilidade aos protótipos, com apresentações a um público maior, oferecer recursos ou tempo liberado para o desenvolvimento e abrir a chance de um pitch a executivos para os projetos vencedores.

Os autores também observam que achar um lugar onde o protótipo possa amadurecer é difícil e costuma depender da rede de contatos e da determinação dos participantes.

Leitura da CGLC: na PME, o lugar onde o projeto amadurece costuma ser uma pessoa só. O dono ou o gestor da área é a casa do projeto, e sem nomear esse responsável o projeto fica sem casa. Por isso, o fim do dia precisa dar um dos três destinos abaixo a cada projeto. O que não recebe destino não vira decisão, vira lembrança.

Destino	Quando escolher	O que precisa existir na segunda-feira
Testar por 30 dias	A ideia tem um teste barato e uma medida clara de sucesso	Responsável, horas por semana e a medida definida. O ciclo PDCA organiza o teste
Virar projeto	A ideia já se mostrou promissora e exige mais que um teste	Dono, prazo e lugar no roadmap da empresa, com horas reservadas
Arquivar com motivo	O protótipo mostrou que a ideia não serve agora	Registro do motivo, para a equipe saber que foi decisão e não esquecimento

Na nossa leitura: arquivar com motivo vale tanto quanto os outros dois destinos. Uma equipe que vê a ideia ser arquivada com uma razão dita em voz alta tende a voltar no hackathon seguinte. Uma equipe que vê a ideia sumir sem resposta tende a concluir que participar não muda nada.

Erros comuns ao organizar um hackathon

Na nossa leitura: estes são os erros mais prováveis, e as consequências descritas são leitura da casa.

• Começar sem problema definido. Sem um problema real do negócio, o resultado é um festival de ideias sem dono.
• Não liberar horas. Se o time precisa entregar o trabalho normal no mesmo dia, o protótipo vira tarefa extra.
• Escolher o vencedor pelo aplauso. Critério de decisão que considera viabilidade e dono pesa mais que apresentação bonita.
• Fazer uma maratona. Nolte e colegas (2020) associaram, em projetos de código, a atividade intensa de curto prazo a menor continuidade. O estudo não prova causa nem trata de maratonas ou de PMEs. Na nossa leitura, isso basta para desconfiar da virada de noite.
• Encerrar sem destino. É o erro central deste artigo: o evento termina, e a lista de ideias vira arquivo de ninguém.

Leitura da CGLC: um hackathon também não substitui o trabalho contínuo de inovação. Ele funciona melhor quando a empresa já tem alguma rotina de experimentação. Para construir essa base, veja o guia de cultura de inovação.

Perguntas frequentes

O que é hackathon?

É um evento com prazo definido em que equipes pequenas trabalham juntas para concluir um projeto de interesse (Pe-Than e colegas, 2019). Pode mirar tecnologia ou problemas de negócio (Heller e colegas, 2023). Na leitura da CGLC, o que o distingue de uma reunião de ideias é a exigência de sair do dia com algo testável.

Hackathon é só para quem trabalha com tecnologia?

Não. Heller e colegas (2023) distinguem o hackathon orientado a tecnologia, que atrai sobretudo desenvolvedores, do orientado a problemas, voltado a questões mais amplas de negócio ou sociais. Na leitura da CGLC, a PME que não tem time de software pode usar o segundo, com protótipos em papel, planilha ou fluxo desenhado.

Quanto tempo dura um hackathon interno?

As fontes citadas neste artigo não fixam uma duração ideal. O roteiro da CGLC usa um dia útil, com hora para terminar. A razão é nossa: Nolte e colegas (2020) associaram, em projetos de código (e não de PMEs), a atividade intensa de curto prazo a menor continuidade no longo prazo, o que nos faz preferir um ritmo sustentável.

O que acontece com as ideias depois do hackathon?

Num estudo de 592 projetos com repositório de código, 35,30% tiveram ao menos um registro de atividade depois do evento, e o percentual caiu para 3,55% depois de cinco meses (Nolte e colegas, 2020). Os números vêm de projetos de código, e não de PMEs. Na leitura da CGLC, cada projeto precisa sair do evento com destino, responsável e prazo.

Hackathon é a mesma coisa que brainstorming?

Não. O brainstorming gera ideias numa reunião. O hackathon, na descrição de Pe-Than e colegas (2019), é um evento em que equipes trabalham para concluir um projeto num período determinado. Na leitura da CGLC, o hackathon começa onde o brainstorming termina: escolhe uma ideia, constrói um protótipo e decide o que fazer com ele.

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Fontes e referências

• Heller, B., Amir, A., Waxman, R., & Maaravi, Y. (2023). Hack your organizational innovation: literature review and integrative model for running hackathons. Journal of Innovation and Entrepreneurship, 12, Article 6. https://doi.org/10.1186/s13731-023-00269-0
• Nolte, A., Chounta, I.-A., & Herbsleb, J. D. (2020). What happens to all these hackathon projects? Identifying factors to promote hackathon project continuation. Proceedings of the ACM on Human-Computer Interaction, 4(CSCW2), 1-26. https://doi.org/10.1145/3415216
• Pe-Than, E. P. P., Nolte, A., Filippova, A., Bird, C., Scallen, S., & Herbsleb, J. D. (2019). Designing corporate hackathons with a purpose: The future of software development. IEEE Software, 36(1), 15-22. https://doi.org/10.1109/MS.2018.290110547

A CGLC (Centro de Gestão e Liderança Contemporânea) é um laboratório de cocriação de soluções que apoia empresas e líderes no desenvolvimento de lideranças, cultura de inovação e gestão de pessoas.