Hackathon: o que é, como organizar na PME e o que fazer depois do evento

Hackathon é um evento com prazo definido em que equipes pequenas trabalham juntas para concluir um projeto de interesse, na descrição de Pe-Than e colegas (2019). No formato interno, a empresa reserva um dia para que o próprio time resolva um problema do negócio. Na leitura da CGLC, o que decide se o evento valeu a pena não é o dia do hackathon, e sim a segunda-feira seguinte.

Este guia explica o que a pesquisa diz sobre o formato, como organizar um hackathon interno numa PME sem estrutura de inovação e o que fazer depois do evento, que é, na leitura da CGLC, onde os projetos costumam se perder.

Leitura da CGLC: o risco típico de um hackathon interno é ser tratado como evento de cultura, com camiseta, pizza e votação. O problema aparece na semana seguinte. As ideias podem até ser boas, mas ninguém sabe quem decide, quantas horas há para tocá-las e o que será testado primeiro.

O que é hackathon

Hackathon é um evento com prazo definido, em que equipes pequenas trabalham para concluir um projeto de interesse. Nolte e colegas (2020) o incluem entre os eventos com limite de tempo, ao lado dos codefests, e registram que esses eventos atraem milhares de participantes em centenas de edições por ano. O estudo deles analisa projetos ligados a repositórios de código, mas a ideia central é o prazo curto com um resultado tangível no fim.

Heller e colegas (2023) distinguem dois desenhos. O hackathon orientado a tecnologia atrai sobretudo desenvolvedores de software. O orientado a problemas mira questões mais amplas, de negócio ou sociais.

Ressalva de escopo: nenhum destes estudos trata de PME. Pe-Than e colegas estudaram, entre outros contextos, uma grande corporação. Nolte e colegas analisaram projetos de eventos em diversos domínios, publicados numa plataforma de hackathons e ligados a repositórios do GitHub. Heller e colegas fizeram uma revisão de literatura que não é específica de PMEs.

Leitura da CGLC: para a PME, o formato que interessa é o orientado a problemas. Um gargalo na expedição, o retrabalho no orçamento, a demora no primeiro atendimento: qualquer problema real cabe, e o protótipo pode ser uma planilha, um fluxo desenhado ou uma maquete de papelão. Se o objetivo é só gerar ideias, o brainstorming resolve numa reunião. Se é estruturar o ciclo completo de descoberta, o design thinking é o método. O hackathon comprime as duas coisas num dia e acrescenta uma exigência: sair com algo testável.

Para que serve um hackathon interno

Pe-Than e colegas (2019) organizam as finalidades de um hackathon corporativo em dois grupos de metas, as da organização e as dos participantes. A lista abaixo segue a que os autores apresentam.

Metas da organização	Metas pessoais dos participantes
Ampliar as redes internas e reduzir silos entre departamentos	Ter liberdade criativa fora das restrições do dia a dia
Estimular mudança cultural em direção à criatividade e à inovação	Adquirir competências técnicas e de liderança
Desenvolver competências da equipe em novos papéis	Ganhar reconhecimento e prêmios
Melhorar a imagem da empresa como empregadora	Ampliar a rede profissional e a visibilidade na carreira

Heller e colegas (2023) sintetizam o uso organizacional em duas vias: direta, quando o evento produz ideias ou protótipos de novos produtos, e indireta, quando aumenta a motivação dos funcionários para inovar.

Na nossa prática: a PME faz bem em escolher uma meta principal e declará-la na abertura. Um hackathon para reduzir o retrabalho na expedição é direto e mede-se em teste. Um hackathon para aproximar comercial e operação é indireto e mede-se em conversa que passou a existir. Quando o dono mistura as duas metas, a decisão do fim do dia fica sem critério.

O que acontece com os projetos depois do evento

A pergunta que resta depois do evento é o que acontece com os projetos. Nolte e colegas (2020) analisaram 73 hackathons, com 1.912 participantes e 592 projetos, cruzando dados de uma plataforma de eventos com a atividade nos repositórios de código. O critério de continuidade foi ter registros de atividade depois do evento.

Momento	Projetos com atividade registrada, segundo os autores
Ao menos um registro depois do evento	35,30%
Percentual relatado para o sexto dia depois do evento	17,06%
Percentual relatado para cinco meses depois do evento	3,55%

Os autores também relatam que continuidade de curto prazo e de longo prazo são fenômenos diferentes. No curto prazo, a continuidade se associou à preparação técnica, ao número de tecnologias usadas e à vitória no evento. No longo prazo, ela se associou à diversidade de habilidades na equipe, à capacidade técnica em relação às tecnologias e à intenção de ampliar o alcance do projeto.

Um dado chama atenção: a atividade intensa no curto prazo se associou a menor probabilidade de continuidade no longo prazo. São associações estatísticas em projetos com repositório de código, e o estudo não testou nenhuma intervenção. Por isso, não permite concluir que mudar um fator altere o resultado.

Leitura da CGLC: a PME não tem repositório, mas o padrão se traduz. A energia do evento não carrega o projeto sozinha, e o que parece sustentá-lo é um time misto e alguém com intenção de levá-lo adiante. É uma leitura nossa, e não um resultado do estudo. Essa leitura também é um argumento contra a maratona: um dia útil, com hora de terminar, deixa o time em condição de trabalhar na semana seguinte.

Como organizar um hackathon interno na PME

Na nossa prática: tratamos o hackathon como um processo curto, e todo processo pede entrada, saída e dono. Heller e colegas (2023) organizam o evento em fases, antes, durante e depois, e é essa a espinha que usamos. A adaptação para a PME é da CGLC.

1. 1. Antes

   O dono escolhe uma meta, um problema real, o dia e as horas liberadas. Nomeia quem decide no fim e monta equipes mistas

2. 2. Durante

   As equipes geram ideias, escolhem uma e constroem um protótipo simples. No fim, cada uma demonstra o resultado em poucos minutos

3. 3. Depois

   Cada projeto recebe um destino, um responsável, um prazo e horas reservadas. Sem isso, o evento termina no dia em que acontece

Pe-Than e colegas (2019) descrevem dilemas de desenho que o organizador enfrenta. A tabela abaixo cruza cada dilema com a escolha que a CGLC faz para uma PME.

Decisão de desenho	O dilema descrito por Pe-Than e colegas (2019)	Escolha da CGLC para a PME
Colaboração ou competição	Formatos colaborativos favorecem a interação entre participantes. Os competitivos incentivam o esforço, mas reduzem o contato entre equipes	Colaborativo, com reconhecimento simbólico ao final
Diversidade de habilidades	Alta diversidade favorece ideias inovadoras. Baixa diversidade favorece o progresso técnico	Equipes de três a cinco pessoas de áreas diferentes, com ao menos uma que saiba executar o protótipo
Escolha do projeto	Ideias próprias estimulam a inovação, mas novatos podem ter dificuldade para formular um projeto viável. Ideias fornecidas pelos organizadores sustentam objetivos de aprendizado	O dono apresenta até três problemas reais, e cada equipe escolhe um
Formação das equipes	A autosseleção corre o risco de juntar quem é parecido. A designação por um moderador garante a mistura de habilidades	Um moderador monta as equipes antes do dia
Preparação	O trabalho prévio torna as equipes mais eficientes no evento. Desestimular a preparação abre mais espaço para discutir e refinar ideias com um grupo maior	Só o briefing do problema, sem desenvolver a solução antes

Roteiro de um hackathon de um dia

Na nossa prática: este é o roteiro que usamos como ponto de partida com PMEs, e ele deve ser ajustado ao problema e ao tamanho do time. Não vem de estudo nenhum: é a estrutura que a CGLC propõe.

Horário	Etapa	Entregável
08h30	Abertura: o dono apresenta os problemas, as horas liberadas e como decidirá no fim	Critério de decisão dito em voz alta
09h00	Equipes formadas, escolha do problema e geração de ideias	Lista de ideias da equipe
10h30	Escolha de uma ideia, com a pergunta “qual o menor teste possível na semana que vem?”	Ideia escolhida e teste mínimo descrito
11h00	Construção do protótipo (fluxo desenhado, planilha, maquete ou roteiro)	Protótipo que dê para mostrar
15h00	Demonstração de cinco minutos por equipe	Demonstração e perguntas do dono
16h00	Decisão do dono sobre o destino de cada projeto	Destino, responsável e prazo registrados

O que fazer na segunda-feira seguinte

Pe-Than e colegas (2019) afirmam que, para os protótipos terem impacto, organizadores e participantes precisam preparar as atividades de acompanhamento. Os autores recomendam que os organizadores deem visibilidade aos protótipos diante de um público maior. Em eventos competitivos, descrevem ainda prêmios que dão continuidade às ideias vencedoras: recursos adicionais, tempo liberado para o desenvolvimento ou a chance de apresentar a ideia a um executivo do alto escalão.

Os autores também observam que achar um lugar onde o protótipo possa amadurecer é difícil e costuma depender da rede de contatos e da determinação dos participantes.

Leitura da CGLC: na PME, o lugar onde o projeto amadurece costuma ser uma pessoa só. O dono ou o gestor da área é a casa do projeto, e sem nomear esse responsável o projeto fica sem casa. Por isso, o fim do dia precisa dar um dos três destinos abaixo a cada projeto. O que não recebe destino não vira decisão, vira lembrança.

Destino	Quando escolher	O que precisa existir na segunda-feira
Testar por 30 dias	A ideia tem um teste barato e uma medida clara de sucesso	Responsável, horas por semana e a medida definida. O ciclo PDCA organiza o teste
Virar projeto	A ideia já se mostrou promissora e exige mais que um teste	Dono, prazo e lugar no roadmap da empresa, com horas reservadas
Arquivar com motivo	O protótipo mostrou que a ideia não serve agora	Registro do motivo, para a equipe saber que foi decisão e não esquecimento

Leitura da CGLC: arquivar com motivo vale tanto quanto os outros dois destinos. Uma equipe que vê a ideia ser arquivada com uma razão dita em voz alta tende a voltar no hackathon seguinte. Uma equipe que vê a ideia sumir sem resposta tende a concluir que participar não muda nada.

Erros comuns ao organizar um hackathon

Leitura da CGLC: estes são os erros mais prováveis, e as consequências descritas a seguir são avaliação nossa, e não achado das fontes.

• Começar sem problema definido. Sem um problema real do negócio, o resultado é um festival de ideias sem dono.
• Não liberar horas. Se o time precisa entregar o trabalho normal no mesmo dia, o protótipo vira tarefa extra.
• Escolher o vencedor pelo aplauso. Critério de decisão que considera viabilidade e dono pesa mais que apresentação bonita.
• Fazer uma maratona. Nolte e colegas (2020) associaram, em projetos de código, a atividade intensa de curto prazo a menor continuidade. O estudo não prova causa nem trata de maratonas ou de PMEs. Na leitura da CGLC, isso basta para desconfiar da virada de noite.
• Encerrar sem destino. É o erro central deste artigo: o evento termina, e a lista de ideias vira arquivo de ninguém.

Leitura da CGLC: um hackathon também não substitui o trabalho contínuo de inovação. Ele funciona melhor quando a empresa já tem alguma rotina de experimentação. Para construir essa base, veja o guia de cultura de inovação.

Perguntas frequentes

O que é hackathon?

É um evento com prazo definido em que equipes pequenas trabalham juntas para concluir um projeto de interesse (Pe-Than e colegas, 2019). Pode mirar tecnologia ou problemas de negócio (Heller e colegas, 2023). Na leitura da CGLC, o que o distingue de uma reunião de ideias é a exigência de sair do dia com algo testável.

Hackathon é só para quem trabalha com tecnologia?

Não. Heller e colegas (2023) distinguem o hackathon orientado a tecnologia, que atrai sobretudo desenvolvedores, do orientado a problemas, voltado a questões mais amplas de negócio ou sociais. Na leitura da CGLC, a PME que não tem time de software pode usar o segundo, com protótipos em papel, planilha ou fluxo desenhado.

Quanto tempo dura um hackathon interno?

As fontes citadas neste artigo não fixam uma duração ideal. O roteiro da CGLC usa um dia útil, com hora para terminar. A razão é nossa: Nolte e colegas (2020) associaram, em projetos de código (e não de PMEs), a atividade intensa de curto prazo a menor continuidade no longo prazo, o que nos faz preferir um ritmo sustentável.

O que acontece com as ideias depois do hackathon?

Num estudo de 592 projetos com repositório de código, 35,30% tiveram ao menos um registro de atividade depois do evento, e o percentual caiu para 3,55% depois de cinco meses (Nolte e colegas, 2020). Os números vêm de projetos de código, e não de PMEs. Na leitura da CGLC, cada projeto precisa sair do evento com destino, responsável e prazo.

Hackathon é a mesma coisa que brainstorming?

Não. O brainstorming gera ideias numa reunião. O hackathon, na descrição de Pe-Than e colegas (2019), é um evento em que equipes trabalham para concluir um projeto num período determinado. Na leitura da CGLC, o hackathon começa onde o brainstorming termina: escolhe uma ideia, constrói um protótipo e decide o que fazer com ele.

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Fontes e referências

• Heller, B., Amir, A., Waxman, R., & Maaravi, Y. (2023). Hack your organizational innovation: literature review and integrative model for running hackathons. Journal of Innovation and Entrepreneurship, 12, Article 6. https://doi.org/10.1186/s13731-023-00269-0
• Nolte, A., Chounta, I.-A., & Herbsleb, J. D. (2020). What happens to all these hackathon projects? Identifying factors to promote hackathon project continuation. Proceedings of the ACM on Human-Computer Interaction, 4(CSCW2), 1-26. https://doi.org/10.1145/3415216
• Pe-Than, E. P. P., Nolte, A., Filippova, A., Bird, C., Scallen, S., & Herbsleb, J. D. (2019). Designing corporate hackathons with a purpose: The future of software development. IEEE Software, 36(1), 15-22. https://doi.org/10.1109/MS.2018.290110547

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