Transformação digital: o que é, os três estágios e como começar na PME

Transformação digital é o processo em que tecnologias digitais provocam rupturas e a organização responde buscando mudar a forma como cria valor. A formulação é de Vial (2019), que revisou 282 trabalhos sobre o tema. Ela inclui no mesmo processo as mudanças de estrutura e as barreiras organizacionais.

Este guia explica o conceito, apresenta os três estágios identificados por Verhoef e colegas (2021), resume o que quatro estudos publicados relatam e propõe cinco passos para a PME começar pelo processo, antes de comprar a ferramenta. O que for critério da casa vem marcado no texto.

O que é transformação digital

Vial (2019), no Journal of Strategic Information Systems, partiu de uma constatação: a literatura já explicava aspectos específicos da transformação digital, mas faltava um retrato abrangente da sua natureza e das suas implicações. A partir de uma revisão de 282 trabalhos, o autor construiu um quadro com oito blocos.

Nesse quadro, a transformação digital aparece como um processo. Tecnologias digitais criam rupturas. As rupturas disparam respostas estratégicas das organizações. As organizações buscam alterar seus caminhos de criação de valor e, ao mesmo tempo, administram as mudanças estruturais e as barreiras organizacionais que afetam os resultados positivos e negativos desse processo.

Leitura da CGLC: três pontos dessa definição interessam ao dono de PME. O primeiro é que se trata de um processo, e não de um projeto com data para acabar. O segundo é que o centro da definição é a criação de valor, e não a tecnologia. O terceiro é que o autor fala em resultados positivos e negativos, o que afasta a ideia de que digitalizar sempre melhora a empresa.

Leitura da CGLC: por isso, neste guia, comprar um sistema não é sinônimo de transformação digital. A compra pode ser parte do caminho, mas a pergunta de partida é o que muda na forma de atender o cliente, de produzir e de decidir. Quem quer situar o tema no contexto da fábrica encontra o tema em nosso guia de indústria 4.0.

Digitização, digitalização e transformação digital: os três estágios

Verhoef e colegas (2021), no Journal of Business Research, afirmam que a transformação digital e a inovação de modelo de negócio que resulta dela alteraram de forma fundamental as expectativas e os comportamentos dos consumidores, o que pressiona as empresas tradicionais. Com base na literatura existente, os autores identificam três estágios: digitização, digitalização e transformação digital.

1. 1. Digitização

   A informação sai do papel e vira dado

2. 2. Digitalização

   O processo passa a rodar com esse dado

3. 3. Transformação digital

   A empresa muda a forma de criar valor

Leitura da CGLC: na rotina da empresa pequena, lemos os três estágios assim. Na digitização, a informação que estava no papel ou na cabeça de alguém vira dado. Na digitalização, um processo passa a rodar com esse dado, do pedido à entrega. Na transformação digital, a empresa usa o que aprendeu para mudar a forma como cria valor para o cliente. A tabela abaixo traz exemplos ilustrativos, que não são casos reais.

Estágio (Verhoef e colegas, 2021)	Leitura da CGLC para a PME	Exemplo ilustrativo da CGLC (não é caso real)
Digitização	A informação vira dado	Uma distribuidora de ferragens troca o bloco de pedidos em papel por um cadastro digital de pedidos
Digitalização	O processo roda com o dado	O pedido cadastrado passa a gerar a separação no estoque e a nota, sem redigitação
Transformação digital	A forma de criar valor muda	A distribuidora passa a repor o estoque do cliente por conta própria, a partir do histórico de pedidos

Os autores também identificam os ativos e as capacidades necessários para a empresa se transformar digitalmente com sucesso. E propõem que a transformação digital requer estruturas organizacionais específicas e tem consequências para as métricas usadas para calibrar o desempenho.

Leitura da CGLC: a consequência prática para a PME é que mudar o processo sem mudar o indicador costuma deixar a empresa medindo a operação antiga. Se o pedido passou a entrar pelo sistema, o indicador de erro de digitação perde sentido, e o prazo entre pedido e entrega ganha peso. Vale rever os indicadores de desempenho junto com o processo.

O que quatro estudos relatam sobre transformação digital

A tabela reúne os quatro estudos usados neste guia. Dois são revisões da literatura e um é uma reflexão multidisciplinar apoiada na literatura; os três falam de organizações e empresas. O quarto é um estudo qualitativo com sete pequenas e médias empresas que migraram para o comércio eletrônico internacional em uma plataforma digital. A transposição para a PME brasileira é feita pela CGLC e vem marcada.

Estudo	Método	O que os autores relatam
Vial (2019)	Revisão de 282 trabalhos	Um quadro de oito blocos, em que tecnologias digitais criam rupturas que disparam respostas estratégicas das organizações, com resultados positivos e negativos
Verhoef e colegas (2021)	Reflexão multidisciplinar com base na literatura existente	Três estágios (digitização, digitalização e transformação digital), ativos e capacidades necessários, e a proposição de que a transformação requer estruturas organizacionais específicas
Hanelt e colegas (2021)	Revisão sistemática de 279 artigos	Dois padrões: as empresas se movem para desenhos organizacionais maleáveis, que permitem adaptação contínua, e esse movimento está inserido em ecossistemas digitais de negócios e é impulsionado por eles
Li e colegas (2018)	Pesquisa qualitativa com sete PMEs na plataforma digital Alibaba	Um modelo de processo em que os empreendedores, com apoio do provedor de serviços da plataforma digital, conduzem a transformação por quatro frentes: renovação da cognição gerencial, desenvolvimento do capital social gerencial, formação da equipe de negócio e construção de capacidade organizacional

A transformação digital como mudança organizacional

Hanelt e colegas (2021), no Journal of Management Studies, fizeram uma revisão sistemática de 279 artigos com o objetivo de esclarecer condições de contorno para investigar o fenômeno pela perspectiva da mudança organizacional. A literatura é descrita por eles como extensa, diversa e fragmentada.

Eles relatam dois padrões temáticos. No primeiro, a transformação digital está movendo as empresas para desenhos organizacionais maleáveis, que permitem adaptação contínua. No segundo, esse movimento está inserido em ecossistemas digitais de negócios e é impulsionado por eles. Os autores derivam quatro perspectivas sobre o fenômeno (impacto da tecnologia, adaptação compartimentada, mudança sistêmica e coevolução holística) e concluem que os modelos convencionais de mudança organizacional cobrem a natureza da transformação digital apenas em parte.

Leitura da CGLC: para o gestor, o recado é que a transformação digital mexe no desenho da empresa: quem decide, quem responde por cada etapa e como as áreas se combinam. Tratar o assunto como compra de software deixa essa parte de fora. É a mesma conversa que sustenta uma cultura de inovação.

O que um estudo com sete PMEs descreve

Li, Su, Zhang e Mao (2018), no Information Systems Journal, investigaram como empreendedores de pequenas e médias empresas com capacidades inadequadas e recursos limitados conduziram a transformação digital em suas empresas. O fenômeno, apontam, era pouco pesquisado. A pesquisa é qualitativa e examina sete PMEs que migraram para o comércio eletrônico internacional na plataforma digital Alibaba.

Dessa análise, os autores derivaram um modelo de processo. Nele, os empreendedores, com apoio do provedor de serviços da plataforma digital, conduzem a transformação por quatro frentes: renovação da cognição gerencial, desenvolvimento do capital social gerencial, formação da equipe de negócio e construção de capacidade organizacional.

Leitura da CGLC: são sete empresas, em um tipo de negócio e em uma plataforma, e por isso o estudo não dá regra para toda PME. O que a CGLC destaca é que as quatro frentes do modelo dizem respeito a pessoas e à organização: o gestor, as relações dele, a equipe e a capacidade da empresa. Na prática da CGLC, o trabalho anda quando começa por quem dirige a empresa.

Como começar a transformação digital na PME em cinco passos

Leitura da CGLC: os cinco passos abaixo são método da CGLC, construído a partir da prática de projetos de processo e de inovação em empresas pequenas e médias. Eles usam o vocabulário dos estudos citados, mas não vêm deles.

1. Escolha um problema de negócio, e não uma tecnologia. Escreva em uma frase o que o cliente ou a operação perde hoje: prazo, erro, retrabalho, venda que não fecha. Sem essa frase, não há como dizer depois se a mudança valeu.
2. Desenhe o processo como ele é. Percorra o caminho do pedido à entrega com quem executa e registre cada etapa em um fluxograma de processos. Marque onde a informação é copiada à mão de um lugar para outro.
3. Arrume antes de digitalizar. Corte a etapa que não serve para nada e defina o responsável por cada etapa que fica. Processo confuso, quando vai para o sistema, continua confuso e fica mais caro de mudar.
4. Digitalize um trecho e meça. Escolha o trecho com mais cópia manual, defina um indicador e um teto de prazo e de gasto, e teste com a equipe que vai usar o sistema. Um quick win bem escolhido ajuda a equipe a acreditar no resto.
5. Só então discuta a oferta. Com o dado do processo na mão, pergunte o que a empresa passa a poder oferecer ao cliente que antes não conseguia. É aqui que a discussão sai da eficiência e chega à criação de valor da definição de Vial (2019).

1. 1. Problema

   O que o cliente ou a operação perde hoje?

2. 2. Processo

   Como o trabalho anda de fato, etapa por etapa

3. 3. Arrumação

   Cortar etapa inútil e definir responsável

4. 4. Trecho digital

   Um trecho, um indicador, um teto de gasto

5. 5. Oferta

   O que passamos a poder entregar ao cliente?

Na nossa prática: na CGLC, o passo que as empresas mais pulam é o terceiro. A ferramenta chega, o processo antigo é copiado para dentro dela com todos os desvios, e a equipe passa a manter uma planilha paralela para conseguir trabalhar. Quando a planilha paralela aparece, o problema está no processo, e não no sistema.

Sinal na PME	Estágio provável (classificação da CGLC)	Próximo passo sugerido pela CGLC
Pedidos, fichas e controles em papel ou só na memória de uma pessoa	Antes da digitização	Passos 1 e 2: escolher o problema e desenhar o processo
Dados em planilhas e sistemas que não conversam, com redigitação entre eles	Digitização	Passos 3 e 4: arrumar o processo e digitalizar um trecho
Processo principal roda em sistema, mas a oferta ao cliente é a mesma de antes	Digitalização	Passo 5: discutir o que o dado permite oferecer

Erros comuns na transformação digital da PME

Leitura da CGLC: os erros abaixo vêm da prática da CGLC com empresas pequenas e médias, e não de estudo.

• Começar pela ferramenta. A empresa compra o sistema e só depois pergunta que problema ele resolve.
• Digitalizar o processo ruim. O desvio que existia no papel passa a existir no sistema, com custo de licença.
• Deixar o dono de fora. A mudança de processo exige decisão sobre quem responde pelo quê, e essa decisão não se delega ao fornecedor.
• Não treinar quem usa o sistema. A equipe volta ao caderno na primeira dificuldade, e o dado deixa de ser confiável.
• Manter os indicadores antigos. O processo muda, e a empresa continua medindo a operação que deixou de existir.
• Chamar tudo de transformação. Trocar o papel pela planilha é um avanço e tem nome próprio. Dar o nome certo ajuda a enxergar o que ainda falta.

Perguntas frequentes

O que é transformação digital?

Para Vial (2019), é um processo em que tecnologias digitais criam rupturas que disparam respostas estratégicas das organizações, que buscam alterar seus caminhos de criação de valor enquanto administram mudanças estruturais e barreiras organizacionais. Leitura da CGLC: o centro da definição é a criação de valor, e não a tecnologia.

Qual a diferença entre digitização, digitalização e transformação digital?

São os três estágios identificados por Verhoef e colegas (2021). Leitura da CGLC: na digitização, a informação vira dado; na digitalização, o processo passa a rodar com esse dado; na transformação digital, a empresa muda a forma como cria valor para o cliente.

Por onde começar a transformação digital em uma pequena empresa?

Leitura da CGLC: comece por um problema de negócio, desenhe o processo como ele é, arrume-o, digitalize um trecho com indicador e teto de gasto e só então discuta o que muda na oferta. A sequência é método da CGLC, e não resultado de estudo.

Transformação digital é só comprar tecnologia?

Hanelt e colegas (2021), em revisão de 279 artigos, identificam, como padrão na literatura, que a transformação digital está movendo as empresas para desenhos organizacionais maleáveis, que permitem adaptação contínua. Leitura da CGLC: a compra da tecnologia é uma parte, e a mudança no desenho da empresa é a outra.

Existe pesquisa sobre transformação digital em pequenas e médias empresas?

Li e colegas (2018) estudaram sete PMEs que migraram para o comércio eletrônico internacional em uma plataforma digital e derivaram um modelo de processo com quatro frentes: renovação da cognição gerencial, desenvolvimento do capital social gerencial, formação da equipe de negócio e construção de capacidade organizacional. Leitura da CGLC: são sete empresas de um tipo de negócio, e o estudo serve de referência, sem valor de regra.

Fontes e referências

• Vial, G. (2019). Understanding digital transformation: a review and a research agenda. The Journal of Strategic Information Systems, 28(2), 118-144. https://doi.org/10.1016/j.jsis.2019.01.003
• Verhoef, P. C., Broekhuizen, T., Bart, Y., Bhattacharya, A., Qi Dong, J., Fabian, N., & Haenlein, M. (2021). Digital transformation: a multidisciplinary reflection and research agenda. Journal of Business Research, 122, 889-901. https://doi.org/10.1016/j.jbusres.2019.09.022
• Hanelt, A., Bohnsack, R., Marz, D., & Antunes Marante, C. (2021). A systematic review of the literature on digital transformation: insights and implications for strategy and organizational change. Journal of Management Studies, 58(5), 1159-1197. https://doi.org/10.1111/joms.12639
• Li, L., Su, F., Zhang, W., & Mao, J.-Y. (2018). Digital transformation by SME entrepreneurs: a capability perspective. Information Systems Journal, 28(6), 1129-1157. https://doi.org/10.1111/isj.12153

A CGLC (Centro de Gestão e Liderança Contemporânea) é um laboratório de cocriação de soluções que apoia empresas e líderes no desenvolvimento de lideranças, cultura de inovação e gestão de pessoas.